Returns, RMA & Warranty Handling Policy (B2B)

Returns, RMA & Warranty Handling Policy (B2B)

1. Scope and Applicability

This Returns, RMA & Warranty Handling Policy applies exclusively to business customers (B2B) of LFB Maschinenhandels GmbH ("Seller").

There is no right of withdrawal or return. Any return, replacement, or warranty handling is subject to the conditions set out below.

2. Mandatory RMA Authorization

2.1 Any return, warranty claim, or replacement requires prior written approval by the Seller and the issuance of a Return Material Authorization (RMA) number.

2.2 Goods returned without a valid RMA number will not be accepted and will be returned at the Buyer's expense.

2.3 An RMA request must include:

• invoice or delivery note number
• part number and quantity
• detailed fault description
• photos or videos, where applicable

3. Notification Deadlines

3.1 The Buyer must inspect the goods immediately upon receipt.

3.2 Any visible defects, shortages, or transport damage must be reported in writing within 5 business days after delivery.

3.3 Hidden defects must be reported without undue delay after discovery.

Failure to comply with these deadlines constitutes acceptance of the goods.

4. Condition of Returned Goods

4.1 Returned goods must be:

• unused
• uninstalled
• complete
• in original packaging
• in resalable condition

unless otherwise expressly agreed.

4.2 The Seller reserves the right to reject returns of used, installed, damaged, modified, or contaminated goods.

5. Return Shipping and Risk

5.1 Unless otherwise agreed in writing, return shipping costs and risks are borne by the Buyer.

5.2 For approved warranty cases, the Seller will decide whether return shipping costs will be reimbursed or credited.

5.3 International returns must be shipped DAP Seller's warehouse, customs cleared and duty-free.

6. Inspection and Decision

6.1 Upon receipt, returned goods will be inspected by the Seller or manufacturer.

6.2 If no warranty defect is found, the Seller may:

• charge inspection and handling fees, and/or
• return the goods to the Buyer at the Buyer's expense.

7. Warranty Handling (B2B)

7.1 Warranty claims are limited to repair or replacement, at the Seller's discretion.

7.2 The warranty period is 6 months from date of delivery, unless otherwise agreed in writing.

7.3 No warranty applies in cases of:

• normal wear and tear
• improper installation or use
• incorrect storage or transport
• use of non-original or non-approved parts
• electrical damage due to incorrect voltage or polarity

8. Excluded Products

The following items are excluded from return and warranty, unless explicitly agreed:

• custom-made or special-order parts
• electrical and electronic components
• seals, bearings, filters, wear parts
• software or programmed components
• items with damaged or missing original packaging

9. Credits and Replacements

9.1 Credits or replacements are issued only after successful inspection and approval.

9.2 Cash refunds are excluded.

9.3 Credits will be applied to outstanding invoices or issued as a credit note.

10. Export and Customs Costs

For international returns, the Buyer bears all transport, customs, duties, taxes, and administrative costs.

The Seller shall not be liable for delays or additional costs caused by customs authorities.

11. Abuse Prevention

The Seller reserves the right to:

• refuse returns in cases of repeated or abusive claims
• restrict future deliveries to advance payment only

12. Governing Law

This Returns, RMA & Warranty Handling Policy is governed by Austrian law, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

Rückgabe-, RMA- und Gewährleistungsabwicklung (B2B)

1. Geltungsbereich

Diese Regelung zur Rückgabe-, RMA- und Gewährleistungsabwicklung gilt ausschließlich für Unternehmer (B2B) der LFB Maschinenhandels GmbH (nachfolgend "Verkäufer").

Ein allgemeines Rücktritts-, Widerrufs- oder Rückgaberecht besteht nicht. Rückgaben, Ersatzlieferungen oder Gewährleistungsabwicklungen erfolgen ausschließlich nach Maßgabe dieser Regelung.

2. Verpflichtende RMA-Freigabe

2.1 Jede Rücksendung, jeder Gewährleistungs- oder Ersatzanspruch setzt eine vorherige schriftliche Genehmigung des Verkäufers sowie die Vergabe einer RMA-Nummer (Return Material Authorization) voraus.

2.2 Rücksendungen ohne gültige RMA-Nummer werden nicht angenommen und auf Kosten des Käufers zurückgesendet.

2.3 Eine RMA-Anfrage muss mindestens folgende Informationen enthalten:

• Rechnungs- oder Lieferscheinnummer
• Artikelnummer und Menge
• detaillierte Fehlerbeschreibung
• Fotos oder Videos (sofern möglich)

3. Meldefristen

3.1 Der Käufer hat die Ware unverzüglich nach Erhalt zu prüfen.

3.2 Offensichtliche Mängel, Fehlmengen oder Transportschäden sind schriftlich innerhalb von 5 Werktagen nach Lieferung zu melden.

3.3 Verdeckte Mängel sind unverzüglich nach Entdeckung schriftlich anzuzeigen.

Bei Nichteinhaltung dieser Fristen gilt die Ware als genehmigt.

4. Zustand der Rücksendeware

4.1 Rückgesendete Ware muss:

• unbenutzt
• unmontiert
• vollständig
• originalverpackt
• in wiederverkaufsfähigem Zustand

sein, sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart.

4.2 Der Verkäufer behält sich das Recht vor, Rücksendungen von gebrauchter, montierter, beschädigter, veränderter oder verunreinigter Ware abzulehnen.

5. Rücktransport und Gefahr

5.1 Sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart, trägt der Käufer sämtliche Kosten und Risiken der Rücksendung.

5.2 Bei anerkannten Gewährleistungsfällen entscheidet der Verkäufer, ob Rücksendekosten erstattet oder gutgeschrieben werden.

5.3 Internationale Rücksendungen haben DAP Lager des Verkäufers, verzollt und abgabenfrei, zu erfolgen.

6. Prüfung und Entscheidung

6.1 Nach Eingang der Rücksendung erfolgt eine technische und/oder kaufmännische Prüfung durch den Verkäufer oder den Hersteller.

6.2 Ergibt die Prüfung keinen Gewährleistungsfall, ist der Verkäufer berechtigt:

• Prüf- und Bearbeitungskosten zu verrechnen und/oder
• die Ware auf Kosten des Käufers zurückzusenden.

7. Gewährleistungsabwicklung (B2B)

7.1 Gewährleistungsansprüche beschränken sich nach Wahl des Verkäufers auf Nachbesserung oder Ersatzlieferung.

7.2 Die Gewährleistungsfrist beträgt 6 Monate ab Lieferdatum, sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart.

7.3 Keine Gewährleistung besteht insbesondere bei:

• normalem Verschleiß
• unsachgemäßer Montage oder Verwendung
• falscher Lagerung oder Transport
• Verwendung nicht originaler oder nicht freigegebener Teile
• elektrischen Schäden infolge falscher Spannung oder Polung

8. Von Rückgabe und Gewährleistung ausgeschlossene Waren

Von Rückgabe und Gewährleistung ausgeschlossen sind – sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart:

• Sonderanfertigungen und speziell beschaffte Teile
• elektrische und elektronische Komponenten
• Dichtungen, Lager, Filter und Verschleißteile
• Software oder programmierte Komponenten
• Ware mit beschädigter oder fehlender Originalverpackung

9. Gutschriften und Ersatz

9.1 Gutschriften oder Ersatzlieferungen erfolgen ausschließlich nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe.

9.2 Eine Barauszahlung ist ausgeschlossen.

9.3 Gutschriften werden mit offenen Forderungen verrechnet oder als Guthaben verbucht.

10. Export- und Zollkosten

Bei internationalen Rücksendungen trägt der Käufer sämtliche:

• Transportkosten
• Zoll- und Einfuhrabgaben
• Steuern
• Verwaltungs- und Abwicklungskosten

Der Verkäufer haftet nicht für Verzögerungen oder Mehrkosten durch Zollbehörden.

11. Missbrauchsvorbehalt

Der Verkäufer behält sich das Recht vor, bei wiederholten oder missbräuchlichen Rücksendungen:

• weitere Rücknahmen abzulehnen und/oder
• zukünftige Lieferungen nur gegen Vorauskasse durchzuführen.

12. Anwendbares Recht

Diese Rückgabe-, RMA- und Gewährleistungsregelung unterliegt österreichischem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).